Kullanılacak Bilgitiplerinin Belirlenmesi, Uyarlanması

Bilgitipi Kavramı

Orchestra sisteminde personel ana verileri “bilgi tipi” adı verilen alanlarda kaydedilir. Bilgi tiplerinin 4 karakterli bir kodu vardır ve her bir bilgi tipi, içerisinde o konu ile ilgili bilgileri içeren alanların bir araya gelmesi ile oluşur

Bilgitiplerinde Alt Tip Kavramı

Sistemde bazı bilgitipleri alt tiplerden oluşmaktadır.

Örnek olarak adres bilgitipinde personel adresi bilgileri bulunmaktadır. Ancak bir personelin hem sürekli adresi hem de geçici adresi olabilir. Ya da iletişim bilgitipinde cep numarası, eposta adresi, kişisel cep numarası birer alttiptir.

Orchestra Bilgitipi Listesi

0000 – İşlemler Dizisi

Personelin hareketleri tutulur. İşe alma, işten ayrılma, organizasyonel değişiklik, ücret değişikliği, şirkete yeniden giriş, alt alan (ssk işyeri) değişikliği gibi işlemler birer işlem dizisi olarak tanımlanabilir. İstenen işlem dizilerine neden türleri tanımlamak uyarlamalar da mümkündür. Bir işlem dizisi çalıştırıldığında uyarlamalarda belirlenen bilgi tipileri sıra ile ekrana gelecektir. Dolayısıyla hangi işlem dizisine hangi bilgi tipilerinin hangi sıra ile geleceği belirlenmelidir.

0001 – Organizasyon Tayini

Personelin şirket içinde organizasyonel anlamda hangi zamanda nerede olduğu bilgisi tutulur. Personelin idari, yasal ve çalışan gruplamalarındaki yeri bu bilgi tipinden raporlanmaktadır.

0002 – Kişiye İlişkin Veriler

Personelin kişisel verileri tutulur. (Adı, soyadı, doğum tarihi, doğum yeri, dili, medeni durumu gibi)

0006 – Adresler

Personelin devamlı, geçici ya da farklı türlerdeki adres bilgileri tutulur. Adres türleri ihtiyaca göre uyarlamalardan tanımlanmalıdır.

0007 – Çalışma Programları

Personelin çalışma programları bu bilgi tipinde tanımlanmaktadır. Bilgi tipi yaratılırken sadece çalışma programının adının girilmesi yeterlidir. Uyarlamalarda yapılan tanımlamalara göre personelin hangi saatler arasında çalışacağı, ara programları ve hafta tatilleri belirlenmektedir. Devamsızlıklar (2001) bilgi tipine bir devamsızlık girişi yapılmadığı müddetçe personelin bu bilgi tipinde tanımlı programa göre çalıştığı varsayılır.

0008 – Temel Ödemeler

Personelin aylık gelirleri tutulur. Bu bilgi tipinde tanımlanan ücret türü bazındaki tutarın net ya da brüt olduğu ücret türünün uyarlamalardaki tanımlamalarına göre belirlenmektedir. Eğer şirkette bir skala sistemi uygulaması varsa, personelin hangi skala üzerinde olduğu da bu bilgi tipi içinde tanımlanabilmektedir. Saat ücretli personellerde buradaki tutar alanına saat karşılığı tutar girilmelidir.

0009 – Banka Ayrıntıları

Personelin ödemelerinin yatırılacağı banka, şube kodu ve hesap numarası tutulur. Elden ödeme yapılan personellerin ödeme biçimlerini alanının silinmesi gerekmektedir. Banka havalesi için de H ödeme biçimi seçilmelidir.

0014 – Yinelenen Ödemeler/Kesintiler

Belli bir periyotta (aylık, 3 aylık) personele yapılan ödeme ve kesintiler tutulur. Ödemenin kesinti ya da ödeme olduğu seçilen ücret türünün uyarlamalarda yapılan tanımlarına göre anlaşılmaktadır. Kesinti ücret türlerinin yanında (A) karakteri belirecektir. Ücret türleri bu bilgi tipine sayı, oran ya da tutar olarak girilebilir. Ücretin bordroda nasıl hesaplanacağı bordro kuralları ile belirlenmektedir. Ödeme ya da kesinti ücret türünün periyodu bilgi tipinde tarih ya da bordro dönemi ile tanımlanabilir.

0015 – Ek Ödemeler

Bir defaya mahsus yapılan ödeme ve kesintiler bu bilgi tipinde ücret türü bazında tutulur. Ödemenin kesinti ya da ödeme olduğu tanımlanan ücret türünün uyarlamalarda yapılan tanımlarına göre anlaşılmaktadır. Kesinti ücret türlerinin yanında (A) karakteri belirecektir. Ücret türleri bu bilgi tipine sayı, oran ya da tutar olarak girilebilir. Ücretin bordroda nasıl hesaplanacağı bordro kuralları ile belirlenmektedir.

0019 – Termin İzleme

Şirket içi termin sürelerinin tutulduğu bilgi tipidir. Örnek: Deneme süresi

0021 – Aile/İlgili Kişiler

Personel yakınları bu bilgi tipinde yakınlık türü bazında tanımlanabilmektedir. Yakınlık türleri uyarlamalardan tanımlanmaktadır. (eşi, anne, baba, çocuk gibi)

0022 – Eğitim

Personelin aldığı eğitimler, katıldığı kurslar ya da sertifika programları tutulur. Eğitim tanımlamalarında okul türleri, eğitim dalları, diploma türleri, okul adı gibi tanımlamalar yapılmalıdır. Okul türleri, eğitim dalları, diploma türleri uyarlamalarda tanımlanmaktadır.

0027 – Masraf Dağıtımı

Personelin organizasyonel masraf yeri dışında, bordro sonuçlarının farklı masraf yerine, siparişe, PYP öğesine % olarak dağıtılması sağlanır.

0041 – Tarih Verileri

Personelin Yıllık İzine Esas ve Kıdeme Esas tarihleri tutulur.

0105 – İletişim

Personelin SAP sistemi kullanıcı adı, Cep Telefonu (Özel Hat), Eşinin Cep yelefonu ve E-posta bilgileri tutulur.

0769 – Vergi ve SSK Bilgileri

Personelin vergi kimlik numarası ve vergi dairesi ile sosyal güvenlik tipi, grubu ve numarası tutulur.

2001 – Devamsızlıklar

Personelin yapmış olduğu devamsızlıklar tutulur.

2002 – Devamlar

Personelin yapmış olduğu görev, eğitim gibi devamlar tutulur.

Bilgitipi Ayarları

Bilgitipi Ayarları

ESS Düzenleyebilir: personel kayıt değiştirebilir,

ESS Yaratabilir: personel kayıt oluşturabilir,

ESS Görünsün: personel kayıt görebilir,

ESS Silebilir: personel kayıt silebilir,

MSS Düzenleyebilir: yönetici bağlı personeli kaydını değiştirebilir,

MSS Yaratabilir yönetici bağlı personeli kaydını oluşturabilir,

MSS Görünsün: yönetici bağlı personeli kaydını görebilir,

MSS Silebilir: yönetici bağlı personeli kaydını silebilir,

Ekli Doküman: bilgitipindeki değişiklikler için belge eklenmesi zorunludur,

Direkt Güncelleme: bilgitipinde yapılacak değişiklikler direkt kaydeder.

İK Zorunlu: bilgitipinde kayıt olması zorunludur, İK eksik ana veriler raporunda çıkacaktır, çalışana e-posta gidebilir.

Bilgitipi Alt tip Ayarları

Bilgitipi Alan Ayarları

Bilgitiplerinde görünen alanlar ile ilgili ayarlamalar yapılabilir.

Bu uyarlama adımında;

• Bilgitipi alanı görünür/gizli yapılabilir

• Bir alan zorunlu yapılabilir

• Alanın gene bakışta görünmesi sağlanabilir