Muhasebe Entegrasyon Kokpit

 

Hedef

Her ay düzenli olarak muhasebeye gönderilen bordro kayıtlarına bazı durumlarda ters kayıt almak gerekmektedir. Ters kayıt işlemi sonrasında tekrar bordro kayıtları gönderilene kadar muhasebe tarafında bordro ile ilgili veriler raporlanamaz olmaktadır. Kokpit ekranı ile ters kayıt almadan bordro işlemlerine devam edilebilmesi ve böylece muhasebe tarafında da ilk seferde gönderilen bordro verileri ile tahmini raporlama çalışmalarının devam edebilmesi sağlanmaktadır.

Süreç İçerisinde Uygulanan Otomatik Kontroller

Bordro ve muhasebe bağlantısı sadece en son gönderilen muhasebe belgesi için iptal edilebilir. Eğer önceki aya ilişkin belge bağlantısı koparılacak ise bu durumda da cari ayın 23 ünden sonra (muhtasar ve e bildirge işlemlerinin son tarihi olduğundan dolayı) bu işlemin yapılamaması için kontroller mevcuttur.

Nihai bordro sonuçlarının muhasebeye aktarılması sırasında eğer ilk seferde gönderilen belge için ters kayıt alınmadı ise önce bu ters kaydın alınması için kullanıcı yönlendirilmektedir. Muhasebe tarafında mükerrer kayıt olmaması için ilk belgeye ters kayıt alınmadan nihai durum muhasebeye aktarılmamaktadır.

Süreç İçerisinde Uygulanan Bilgilendirmeler

Kokpit ekranında her aşama için seçim ekranında bilgilendirme notları bulunmaktadır.

Eğer bordro ve muhasebe bağlantısı koparıldı ise her ayın 10 undan sonra nihai sonuçlar muhasebeye gönderilene kadar günlük olarak mail ile ilgili kişiler bilgilendirilmektedir. Mail alıcıları kokpit üzerinden düzenlenebilir.

 

Kokpit Seçim Ekranı

Muhasebe Entegrasyonu

Muhasebe entegrasyonu yapılacak bordro alt birimi ve dönem seçiminden sonra ilgili döneme ait eskiden gönderilmiş ama ters kayıt alınmamış belge var ise kontrol edilir ve kullanıcı yönlendirilir. Böyle bir durum yok ise ya da belge çalışma tipi P (Gerçek kayıt) değilse programın çalıştırılmasına izin verilir.

Örnek Hata;

 

HR FI Bağlantısı Koparılması

Seçilen bordro alt birimi için en son gönderilen muhasebe belgesi ile bağlantı koparılır. Sıralama olarak önce cari ay için gönderilmiş belge var mı kontrol edilir. Eğer yok ise önceki aya ait belge var mı kontrol edilir. Bu sıralamaya göre muhasebe belgesi ile bağlantı koparılır.

Eğer her iki dönem için de muhasebe belgesi yok ise kullanıcıya durum ile ilgili bilgilendirme yapılır.

Önceki dönem ile ilgili belge bağlantısı koparılacak ise bu durumda da en geç cari ayın 23 üne kadar bu işlemin yapılmasına izin verilir. Eğer cari ayın 23 ü hafta sonuna denk gelir ise o zaman bu tarihten önceki ilk iş gününe göre kontrol yapılır.

Muhasebe Belge Kontrol ve Düzenlemesi

Bordro kayıtlarının muhasebe bağlantıları için çalıştırılan tüm (simülasyon ve gerçek dahil) belgelerin görüntülenmesi, gerekli durumlarda düzenlenmesi ve ters kayıt işlemlerinin yapılması sağlanır. 

Muhasebe Entegrasyon Hatırlatma Maili

Bordrolar ile muhasebe belgesi arasında bir bağlantı koparma işlemi yapıldı ise her ayın 10 undan sonra ilgili kişilere günlük olarak hatırlatma maili gönderilir. Nihai bordro sonuçları muhasebeye gönderilene kadar bu bilgilendirme devam etmektedir. Mail alıcıları kokpit üzerinden tanımlanabilir, güncellenebilir.

      

SOST mail ekran görüntüsü;